不少公司人資都會對應徵的新員工實施「背景查核」(reference check),藉此方式,可事先調查對方的工作職能與操守等等狀況,避免應試者隨意杜撰自己的資歷。
然而,背景調查須符合一定之界限,尤其需要注意符合就業服務法與個人資料保護法的規定。
就業服務法第5條第二項規定:「雇主招募或僱用員工,不得有下列情事:……二、違反求職人或員工之意思,留置其國民身分證、工作憑證或其他證明文件,或要求提供非屬就業所需之隱私資料。」
所謂隱私資料,依照就業服務法施行細則第1-1條,包括下列類別:
一、生理資訊:基因檢測、藥物測試、醫療測試、HIV 檢測、智力測驗或指紋等。
二、心理資訊:心理測驗、誠實測試或測謊等。
三、個人生活資訊:信用紀錄、犯罪紀錄、懷孕計畫或背景調查等。
就業服務法施行細則第1-1條第二項也規定:「雇主要求求職人或員工提供隱私資料,應尊重當事人之權益,不得逾越基於經濟上需求或維護公共利益等特定目的之必要範圍,並應與目的間具有正當合理之關聯。」
從以上的規定,我們可以歸納出,雇主在招募或僱用員工時,如果需要員工提供信用紀錄、犯罪紀錄或背景調查等資訊,必須符合以下條件:
1.符合求職人或員工之意思
2.屬就業所需之資料
3.不逾越基於經濟上需求或維護公共利益等特定目的之必要範圍
4.與目的間具有正當合理之關聯
台北市勞工局提供《雇主招募員工要求提供隱私資料及個人資料參考原則》,也列出許多案例,例如:單純應徵餐廳服務員,是否需提供犯罪紀錄?應徵科技公司工程師是否須接受智力測驗?等等,其中,勞工局特別強調,需要看法令規定該職缺是否有提供相關資料、或是該職缺是否有提供特定個人資料之必要性,藉此可以大致了解主管機關著重的分析面向,值得大家參考。又或者例如要求員工提供星座、生辰八字,也可能會被認定與職務無關,而不得要求員工提供。
實務上,公司可能會請應徵的員工簽立授權書,同意公司調查其學經歷、僱用紀錄及過去工作狀況等背景資料。當然,在這份授權書中,應詳細載明調查的目的、範圍,才能符合個人資料保護法的規定。相關的專家建議,亦可參考本所出版之「解僱與被解僱—員工與企業如何保護自身權益」一書。